Tietosuojaseloste

Vuokrataloyhtiön tietosuojaseloste

Laadittu 25.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Kemijärven Roikka Oy:n isännöimien vuokrataloyhtiöiden henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Tarja Anttilaan.

2. Henkilötietojen kerääminen sekä käsitteleminen

Vuokrataloyhtiöissämme keräämme asukasvalintaa varten valtioneuvoston asetuksen, asukkaiden valinnasta arava- ja korkotukivuokra-asuntoihin (166/2008) ja ympäristöministeriön asetuksen, arava- ja korkotukivuokra-asuntojen hakemuslomakkeesta ja sen liitteistä (904/2006), mukaisia tietoja.

Hakijalta edellytetään hakemusvaiheessa seuraavia tietoja; huoneistoon asumaan tulevien henkilötiedot (avio- ja avopuolison osalta henkilötunnus ja lasten osalta syntymävuosi), hakijan asunnontarve, hakijaruokakunnan jäsenten tulot ja varallisuus, haettavaa huoneistoa koskevat tiedot, nykyistä asuntoa koskevat tiedot. Tästä muodostuu rekisteri hakijoista.

Tietyissä tilanteissä on asuntohakemukseen liitettävä, ennen vuokrasopimuksen tekemistä, seuraavat selvitykset: kaikkien työssäkäyvien, huoneistoon muuttavien henkilöiden työnantajilta saadut palkkatodistukset kuukausittaisista bruttotuloista, todistus eläkkeen määrästä (brutto euroa/kk), verotodistukset, kaikilta huoneistoon muuttavilta yli 18-vuotiailta verotuspäätös ja esitäytetyn veroilmoituksen erittelyosa viimeksi toimitetusta verotuksesta. Kiinteistöjen osalta voidaan pyytää kiinteistöverolippu ja selvitys omaisuuden käyvästä arvosta, jos jollakin hakijatalouden jäsenellä on varallisuutta. Muut mahdolliset todistukset, joihin hakija haluaa vedota, esim. tuomioistuimen päätös muuttovelvoitteesta, raskaustodistus jne. Mikäli vuokrasopimus sittemmin syntyy, ovat tiedot osa vuokralais- ja asukasrekisteriä. Mikäli sopimusta ei synny, jäävät nämä tiedot osaksi hakijarekisteriä.

Vuokrataloyhtiömme kerää myös tiedot vuokralaisista ja huoneistojen asukkaista omaan rekisteriin (vuokralais- ja asukasrekisteri). Hakijarekisterissä mainittujen tietojen lisäksi keräämme rekisteriin vuokralaisten ja asukkaiden seuraavat henkilötiedot: nimitiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero ja muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot. Nämä kerätään, jotta saamme vuokrataloyhtiömme arjen pyörimään.  

Vuokrataloyhtiöissämme muodostuu lisäksi henkilörekisteri tallentavasta valvontakamerasta, joka on käytössämme ihmisten ja omaisuuden turvaksi.  Tallentava valvontakamera kirjaa kuvatietoja.

3. Tietolähteet ja tietojen säilyttäminen

Kerätyt henkilötiedot saamme hakijoilta, vuokralaisilta tai/ja asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta saaduilla tiedoilla, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.

Jos hakemus ei johda sopimukseen säilytämme henkilötiedot hakijarekisterissä ARA:n ohjeiden, tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta, mukaisesti.

Vuokralais- ja asukasrekisterin henkilötietoja säilytämme niin kauan kun vuokralainen ja/tai asukas asuu taloyhtiössä. Poismuuton jälkeen henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Tallentavan valvontakameran tietoja säilytämme kameran kovalevyllä vuoden.

4. Tietojen luovuttaminen

Henkilötietojen luovutuksen osalta sovellamme tietojen säilyttämiseen ARAn ohjeita vuokrasuhteen tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta. Siltä osin kuin ohjeet eivät rajoita henkilötietojen luovuttamista on henkilötietoihin pääsy vuokrataloyhtiömme hallituksella, toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä vuokra- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tallentavan valvontakameran henkilötietoja voivat tarkastella vain esitutkintaviranomaiset. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa.

5. Tietojen suojaaminen

Taloyhtiömme varmistaa, että yhtiön tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä taloyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus rekisterinpitäjän toiminnasta valvontaviranomaiselle. Tietosuoja-asetuksen mukaisena valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu.